2014年2月21日，学生公寓楼门禁系统启用协调会在后勤楼三楼会议室召开，后勤处党总支书记王涛、副处长余清义、学生处副处长赵云波、校团委、部分院系辅导员、网络中心、宿舍管理科及河南省傲世科贸有限公司的有关人员参加了会议。会议由后勤处副处长余清义主持。
余清义副处长首先详细说明了启用门禁系统后，在使用过程中将会出现的问题。他说：启用门禁系统是加强学生公寓精细化、标准化、规范化管理，保障学生公寓安全的有力举措。此次在雅苑7、8号公寓楼如果试点成功，将会在全校学生公寓楼推广。
随后学生处、校团委、网络中心等部门都表示将会大力配合。学生处副处长赵云波指出，启用门禁系统将会提升学生管理的整体水平，对学生住宿信息了如指掌。他要求辅导员一、要广泛宣传，深入每个班级，让每一位学生都了解到启用门禁系统的意义。二、试点阶段尽可能的到现场去查看情况，发现问题及时协调解决。
最后后勤处王涛书记就如何做好此项工作强调了三点：一、统一思想、高度重视。二、加大宣传力度，使学生从被动刷卡转为主动刷卡。三、各部门之间要齐心协力，通力合作，确保此次试点的成功。
